Search

  -  Privacy Policy
ENGLISH

PRIVACY

POLICY

DUTCH BELOW

Effective Date: 01/06/2024

Welcome to The Health Tribe’s Privacy Policy. Protecting your privacy is paramount to us, and we are committed to safeguarding the personal information you entrust to us. This policy applies to our website, services, and interactions at The Health Tribe facilities.

 

Data Processing

We collect and process personal data for the purposes outlined below. This includes information collected online through our website and offline through physical interactions such as membership forms filled out at our facilities.

 

Information Gathered When Becoming a Member

When you become a member of The Health Tribe, we collect the following information through a written form or via WhatsApp:

•Full name

•Address

•Phone number

•Email address

•Date and place of birth

 

Additionally, a waiver of liability form will be filled out, acknowledging the assumption of inherent risks associated with physical activities at our facilities. A basic assessment of your physical and mental health is conducted through a simple form where you may disclose any injuries or mental health issues relevant to your participation in our gym services.

 

Retention of Personal Data

We retain your data for up to 5 years after you are no longer a member of The Health Tribe unless a longer retention period is required or permitted by law. This allows us to comply with legal obligations and enables us to address any inquiries or legal claims related to your membership.

If you leave a comment, the comment and its metadata are retained indefinitely. This is so we can recognize and approve any follow-up comments automatically instead of holding them in a moderation queue.

For users who register on our website (if any), we also store the personal information they provide in their user profile. All users can see, edit, or delete their personal information at any time (except they cannot change their username). Website administrators can also see and edit that information.

 

Purpose of Data Processing

We process your data for the following purposes:

 

•Managing memberships and providing gym services.

•Processing payments securely through third-party payment processors.

•Communicating with you regarding your membership, bookings, and updates.

•Ensuring the safety and well-being of our members during gym activities.

•Compliance with legal obligations, such as tax and accounting requirements.

 

Data Security Measures

We implement robust security measures to protect your data, including encryption, access controls, regular security audits, and staff training on data protection.

 

Cookies

Our website uses cookies and similar tracking technologies to enhance your browsing experience and analyze website traffic. Cookies are small text files stored on your device that collect information about your use of our website, such as your IP address, browser type, pages visited, and preferences.

By using our website, you consent to the use of cookies and similar technologies as described above. You can control cookies through your browser settings and other tools. However, please note that blocking certain types of cookies may impact your experience on our website.

For more information about how we use cookies and how you can manage your preferences, please see our Cookie Policy.

 

Using And Disclosing Your Personal Information

Personal Information will be used for the following primary purposes:

 

•To fulfill obligations under a member’s membership agreement and/or any other contract between him/her and The Health Tribe;

•To render services under a member’s membership agreement;

•To provide information about products, services, and/or special offers to members;

•To obtain opinions or comments about products and/or services from members;

•To record statistical data for marketing analysis from members;

•To process and consider an application for employment;

•To promote and market all current and future The Health Tribe businesses, venues, products, and services and to inform new members about the products and services of The Health Tribe’s commercial partners;

•To assist with The Health Tribe’s internal business processes;

•To conduct market research and/or to improve The Health Tribe’s products and service offerings;

•To administer contests, promotions, and surveys;

•For any other purposes that could be reasonably expected of The Health Tribe; and

•To enable The Health Tribe to comply with its obligations under law.

 

The Health Tribe may employ other companies or service providers to assist us in providing our services or any functions related to our services, including (but not limited to) marketing, market research, mail-house services, debt recovery functions, hosting, and product development services, analysis of member lists, and/or consulting services. For the avoidance of doubt, The Health Tribe may disclose your personal information to our partner debt collection agencies and other parties that assist with debt collection. The Health Tribe may disclose, and these third parties may have access to, the personal information that is needed to perform their specific function. They cannot use that information for other purposes.

 

The third parties to which The Health Tribe may disclose personal information include:

•Related entities of The Health Tribe;

•Contractors, agents, and suppliers The Health Tribe engages to provide products and/or perform services;

•Commercial partners with whom The Health Tribe has agreed on information-sharing arrangements;

•The Health Tribe’s professional advisors such as legal professionals and accountants;

•Law enforcement bodies;

•A purchaser of all or part of The Health Tribe’s business; and

• Any other person for any other purposes that would be reasonably expected (including if required by law).

 

The Health Tribe recognizes the trust with which individuals provide personal information, and such information will not be used or disclosed for any other purposes without consent, except in exceptional cases when disclosure may be required by law or is necessary to protect the rights or property of The Health Tribe, any affiliated company, or any member of the public, or to lessen a serious threat to a person’s health or safety.

 

Sensitive Personal Data

For this Privacy Policy, sensitive information refers to information disclosed by a member about their physical and mental health and well-being. Sensitive information will only be used for providing services to members. It will not be used or disclosed for any other purposes without consent, except in exceptional cases when disclosure may be required by law or is necessary to protect the rights or property of The Health Tribe, any affiliated company, or any member of the public, or to lessen a serious threat to a person’s health or safety. Sensitive information is treated as a subset of personal information under this Privacy Policy.

 

Children’s Privacy

Our services are not directed at minors under the age of 18. We do not knowingly collect personal data from individuals under this age without parental consent. If you believe we have inadvertently collected personal information from a child, please contact us immediately to request deletion of this data.

 

Use of Photography/Videography for Marketing Purposes

At The Health Tribe, we capture workouts and activities with photography and videography. By participating or providing your photos/videos, you consent to The Health Tribe’s unrestricted use of these images for marketing purposes, including but not limited to our website, social media platforms, promotional materials, and flyers.

You acknowledge that you have no influence or control over how your photos are used once they are voluntarily shared with us. If you prefer not to be photographed or filmed, please inform the staff and stay behind the camera during such activities.

 

Third-Party Links

Our website may contain links to third-party websites or services. This Privacy Policy does not apply to such third-party sites, and we are not responsible for their privacy practices. We encourage you to review the privacy policies of these third parties before providing any personal information.

 

Third-Party Services

We utilize the following third-party services, each of which adheres to stringent data protection standards:

Hosting Provider (RedHead Technology): Our website is hosted by RedHead Technology, ensuring secure storage and management of our data. They adhere to strict confidentiality and data protection standards.

•Webshop Software (WooCommerce): Our webshop operates using WooCommerce hosted. They have access to necessary personal data solely for technical support and are bound by confidentiality and security obligations.

E-mail and Mailing Lists (Microsoft 365): We use Microsoft 365 for email services and general communications. Microsoft 365 ensures secure transmission and confidentiality of our communications.

Message Communication (WhatsApp): For messaging, we use WhatsApp, to ensure efficient and secure communication. WhatsApp data is protected by end-to-end encryption.

Payment Processors (Mollie): Mollie processes payments on our webshop, handling personal and payment information securely. They may use anonymized data to improve services and share it under strict confidentiality terms.

Transport and Logistics (PostNL): PostNL receives your name and address solely for order delivery purposes, ensuring confidentiality and limited use.

Accounting and Bookkeeping (e-Boekhouden): For accounting and bookkeeping, we use e-Boekhouden, to ensure secure processing and confidentiality of financial data

Akismet Anti-spam: Visitor comments will be checked through an automated spam detection service.

 

Embedded Content

Articles on this site may include embedded content (e.g., videos, images, articles, etc.). Embedded content from other websites behaves in the same way as if the visitor has visited the other website. These websites may collect data about you, use cookies, embed additional third-party tracking, and monitor your interaction with that embedded content, including tracing your interaction with the embedded content if you have an account and are logged in to that website. We do not have control over these third-party websites and their practices may differ from ours. We encourage you to review the privacy policies of these websites before providing any personal information.

 

Data Breach Notification Procedure

In the event of a data breach involving personal information, The Health Tribe follows a stringent notification procedure to promptly inform affected individuals. This includes:

 

Detection and Assessment: We continuously monitor our systems to detect breaches. Upon discovery, we assess the scope and impact to determine the appropriate response.

Mitigation and Notification: Immediate actions are taken to mitigate risks and contain the breach. If the breach poses a significant risk to individuals’ rights and freedoms, affected members will be promptly notified of the breach, its nature, and recommended actions to safeguard personal information.

Regulatory Compliance: We comply with all legal requirements for data breach notifications, including timelines and content specified by relevant data protection regulations. We also cooperate with regulatory authorities as necessary.

 

Contact Information

For questions, concerns, or requests regarding your data or our Privacy Policy, please contact our designated privacy officer at:

 

The Health Tribe

Verrijn Stuartlaan 28, 2288 EL Rijswijk

Email: info@thehealthtribe.nl

Phone: (31) 61042914

 

Policy Review

We regularly review and update our Privacy Policy to ensure it accurately reflects how we collect, use, and protect your data. Updates to this Privacy Policy will be posted on our website with the effective date indicated at the top of the policy.

By using our website and services, you consent to the collection, use, and processing of your data as described in this Privacy Policy. If you do not agree with any part of this policy, please do not use our website or provide your personal information to us.

DUTCH

PRIVACY

BELEID

Ingangsdatum: 01/06/2024

Welkom bij het Privacybeleid van The Health Tribe. Het beschermen van uw privacy is voor ons van het grootste belang, en wij zetten ons in om de persoonlijke informatie die u ons toevertrouwt te beveiligen. Dit beleid is van toepassing op onze website, diensten en interacties bij de faciliteiten van The Health Tribe.

 

Gegevensverwerking

Wij verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden. Dit omvat informatie die online via onze website en offline via fysieke interacties, zoals ingevulde lidmaatschapsformulieren bij onze faciliteiten, wordt verzameld.

 

Informatie Verzameld Bij Het Worden van Lid

Wanneer u lid wordt van The Health Tribe, verzamelen wij de volgende informatie via een schriftelijk formulier of via WhatsApp:

•Volledige naam

•Adres

•Telefoonnummer

•E-mailadres

•Geboortedatum en geboorteplaats

 

Daarnaast dient u een vrijwaringsformulier in te vullen, waarin u erkent de inherente risico’s van fysieke activiteiten bij onze faciliteiten te aanvaarden. Een basisbeoordeling van uw fysieke en mentale gezondheid wordt uitgevoerd via een eenvoudig formulier waarin u eventuele verwondingen of mentale gezondheidsproblemen die relevant zijn voor uw deelname aan onze fitnessdiensten kunt aangeven.

 

Bewaring van Persoonsgegevens

Wij bewaren uw gegevens tot 5 jaar nadat u geen lid meer bent van The Health Tribe, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is. Dit stelt ons in staat om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en om eventuele vragen of juridische claims met betrekking tot uw lidmaatschap te behandelen.

Als je een reactie achterlaat, worden de reactie en de metadata ervan voor onbepaalde tijd bewaard. Dit doen we zodat we eventuele vervolgreacties automatisch kunnen herkennen en goedkeuren in plaats van ze in een moderatiewachtrij te houden.

Voor gebruikers die zich registreren op onze website (indien van toepassing), slaan we ook de persoonlijke informatie op die ze verstrekken in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie te allen tijde bekijken, bewerken of verwijderen (behalve dat ze hun gebruikersnaam niet kunnen wijzigen). Websitebeheerders kunnen deze informatie ook bekijken en bewerken.

 

Doel van Gegevensverwerking

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

•Het beheren van lidmaatschappen en het leveren van fitnessdiensten.

•Het veilig verwerken van betalingen via derde partij betalingsverwerkers.

•Communicatie met u over uw lidmaatschap, boekingen en updates.

•Het waarborgen van de veiligheid en het welzijn van onze leden tijdens fitnessactiviteiten.

•Naleving van wettelijke verplichtingen, zoals belasting- en boekhoudvereisten.

 

Gegevensbeveiligingsmaatregelen

Wij implementeren robuuste beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder encryptie, toegangscontroles, regelmatige beveiligingsaudits en training van personeel op het gebied van gegevensbescherming.

 

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën om uw browse-ervaring te verbeteren en websiteverkeer te analyseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen en informatie verzamelen over uw gebruik van onze website, zoals uw IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s en voorkeuren.

Door onze website te gebruiken, stemt u in met het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën zoals hierboven beschreven. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen en andere hulpmiddelen. Houd er echter rekening mee dat het blokkeren van bepaalde soorten cookies invloed kan hebben op uw ervaring op onze website.

Voor meer informatie over hoe wij cookies gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, raadpleegt u ons Cookiebeleid.

 

Gebruik en Verstrekking van Uw Persoonlijke Informatie

Persoonlijke informatie zal worden gebruikt voor de volgende primaire doeleinden:

 

•Het vervullen van verplichtingen onder een lidmaatschapsovereenkomst en/of elk ander contract tussen de lid en The Health Tribe;

•Het leveren van diensten onder een lidmaatschapsovereenkomst;

•Het verstrekken van informatie over producten, diensten en/of speciale aanbiedingen aan leden;

•Het verkrijgen van meningen of opmerkingen over producten en/of diensten van leden;

•Het vastleggen van statistische gegevens voor marketinganalyse van leden;

•Het verwerken en overwegen van een sollicitatie;

•Het promoten en vermarkten van alle huidige en toekomstige activiteiten, locaties, producten en diensten van The Health Tribe en het informeren van nieuwe leden over de producten en diensten van commerciële partners van The Health Tribe;

•Het ondersteunen van de interne bedrijfsprocessen van The Health Tribe;

•Het uitvoeren van marktonderzoek en/of het verbeteren van de producten en diensten van The Health Tribe;

•Het beheren van wedstrijden, promoties en enquêtes;

•Voor alle andere doeleinden die redelijkerwijs van The Health Tribe verwacht kunnen worden; en

•Het in staat stellen van The Health Tribe om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.

 

The Health Tribe kan andere bedrijven of dienstverleners inhuren om ons te assisteren bij het leveren van onze diensten of bij functies die verband houden met onze diensten, waaronder (maar niet beperkt tot) marketing, marktonderzoek, mail-huis diensten, incasso, hosting en productontwikkeling, analyse van ledenlijsten en/of adviesdiensten. Voor alle duidelijkheid kan The Health Tribe uw persoonlijke informatie verstrekken aan onze partner incassobureaus en andere partijen die helpen bij incassowerkzaamheden. The Health Tribe kan deze persoonlijke informatie bekendmaken, en deze derde partijen kunnen toegang hebben tot de persoonlijke informatie die nodig is om hun specifieke functie uit te voeren. Zij mogen die informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

 

De derde partijen aan wie The Health Tribe persoonlijke informatie kan verstrekken, omvatten:

•Gerelateerde entiteiten van The Health Tribe;

•Aannemers, agenten en leveranciers die The Health Tribe inhuurt om producten te leveren en/of diensten te verlenen;

•Commerciële partners met wie The Health Tribe informatie-uitwisselingsregelingen heeft getroffen;

•De professionele adviseurs van The Health Tribe zoals juridische professionals en accountants;

•Wetshandhavingsinstanties;

•Een koper van geheel of een deel van de activiteiten van The Health Tribe; en

•Iedere andere persoon voor alle andere doeleinden die redelijkerwijs verwacht kunnen worden (inclusief indien wettelijk vereist).

 

The Health Tribe erkent het vertrouwen waarmee individuen persoonlijke informatie verstrekken, en dergelijke informatie zal niet voor andere doeleinden worden gebruikt of openbaar gemaakt zonder toestemming, behalve in uitzonderlijke gevallen waarin openbaarmaking wettelijk vereist kan zijn of noodzakelijk is om de rechten of eigendommen van The Health Tribe, enige aangesloten onderneming of een lid van het publiek te beschermen, of om een ernstige bedreiging voor de gezondheid of veiligheid van een persoon te verminderen.

 

Gevoelige Persoonsgegevens

Voor dit Privacybeleid verwijst gevoelige informatie naar informatie die door een lid wordt verstrekt over hun fysieke en mentale gezondheid en welzijn. Gevoelige informatie zal alleen worden gebruikt voor het verlenen van diensten aan leden. Het zal niet voor andere doeleinden worden gebruikt of openbaar gemaakt zonder toestemming, behalve in uitzonderlijke gevallen waarin openbaarmaking wettelijk vereist kan zijn of noodzakelijk is om de rechten of eigendommen van The Health Tribe, enige aangesloten onderneming of een lid van het publiek te beschermen, of om een ernstige bedreiging voor de gezondheid of veiligheid van een persoon te verminderen. Gevoelige informatie wordt behandeld als een subset van persoonlijke informatie onder dit Privacybeleid.

 

Privacy van Kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op minderjarigen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van personen onder deze leeftijd zonder ouderlijke toestemming. Als u vermoedt dat wij onbedoeld persoonlijke informatie van een kind hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op om verwijdering van deze gegevens aan te vragen.

 

Gebruik van Fotografie/Video-opnames voor Marketingdoeleinden

Bij The Health Tribe leggen we de workouts en activiteiten vast met fotografie en video-opnames. Door deel te nemen of uw foto’s/video’s te verstrekken, stemt u in met het onbeperkte gebruik van deze beelden door The Health Tribe voor marketingdoeleinden, waaronder maar niet beperkt tot onze website, sociale mediaplatforms, promotionele materialen en flyers.

U erkent dat u geen invloed of controle heeft over hoe uw foto’s worden gebruikt zodra ze vrijwillig met ons zijn gedeeld. Als u liever niet gefotografeerd of gefilmd wilt worden, informeer dan het personeel en blijf tijdens dergelijke activiteiten achter de camera.

 

Derde Partij Links

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden. Dit Privacybeleid is niet van toepassing op dergelijke websites van derden, en wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacypraktijken. Wij raden u aan de privacybeleid van deze derden te raadplegen voordat u persoonlijke informatie verstrekt.

 

Derde Partij Diensten

Wij maken gebruik van de volgende derde partij diensten, die elk voldoen aan strenge normen voor gegevensbescherming:

 

Hosting Provider (RedHead Technology): Onze website wordt gehost door RedHead Technology, die zorgt voor veilige opslag en beheer van onze gegevens. Zij houden zich aan strikte vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsnormen.

Webshop Software (WooCommerce): Onze webshop draait op WooCommerce gehost door RedHead Technology. Zij hebben toegang tot de noodzakelijke persoonlijke gegevens uitsluitend voor technische ondersteuning en zijn gebonden aan vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.

E-mail en Mailinglijsten (Microsoft 365): Wij gebruiken Microsoft 365 voor e-maildiensten en algemene communicatie. Microsoft 365 zorgt voor veilige overdracht en vertrouwelijkheid van onze communicatie.

E-mail en Mailinglijsten (Mailchimp): Wij gebruiken Mailchimp voor het beheren van onze e-mailcampagnes en nieuwsbrieven. Mailchimp zorgt voor veilige verwerking van uw e-mailadres en naleving van privacyregelgeving.

Berichtcommunicatie (WhatsApp): Voor berichten gebruiken we WhatsApp, om efficiënte en veilige communicatie te waarborgen. WhatsApp-gegevens zijn beschermd door end-to-end-encryptie.

Betalingsverwerkers (Mollie): Mollie verwerkt betalingen op onze webshop, en behandelt persoonlijke en betalingsinformatie op een veilige manier. Ze kunnen geanonimiseerde gegevens gebruiken om diensten te verbeteren en delen deze onder strikte vertrouwelijkheidsvoorwaarden.

Transport en Logistiek (PostNL): PostNL ontvangt uw naam en adres uitsluitend voor het leveren van bestellingen, en zorgt voor vertrouwelijkheid en beperkt gebruik.

Boekhouding en Administratie (e-Boekhouden): Voor boekhouding en administratie gebruiken we e-Boekhouden, om veilige verwerking en vertrouwelijkheid van financiële gegevens te waarborgen.

Akismet Anti-spam: Bezoekersreacties worden gecontroleerd via een geautomatiseerde spamdetectieservice.

 

Ingesloten (Embedded) Inhoud

Artikelen op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, artikelen, enz.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich op dezelfde manier als wanneer de bezoeker de andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken, aanvullende tracking van derden insluiten en uw interactie met die ingesloten inhoud monitoren, inclusief het traceren van uw interactie met de ingesloten inhoud als u een account heeft en bent ingelogd op die website.

Wij hebben geen controle over deze websites van derden en hun praktijken kunnen verschillen van die van ons. We raden u aan de privacybeleidsregels van deze websites te raadplegen voordat u persoonlijke informatie verstrekt.

 

Melding van Gegevensinbreuk

In het geval van een gegevensinbreuk waarbij persoonlijke informatie betrokken is, volgt The Health Tribe een strikte meldingsprocedure om de getroffen individuen snel te informeren. Dit omvat:

 

Detectie en Beoordeling: We monitoren continu onze systemen om inbreuken te detecteren. Bij ontdekking beoordelen we de omvang en impact om de juiste respons te bepalen.

Beperking en Kennisgeving: Er worden onmiddellijk maatregelen genomen om risico’s te beperken en de inbreuk in te dammen. Als de inbreuk een aanzienlijk risico voor de rechten en vrijheden van individuen met zich meebrengt, worden de getroffen leden snel geïnformeerd over de inbreuk, de aard ervan en de aanbevolen acties om persoonlijke informatie te beschermen.

Naleving van Regelgeving: We voldoen aan alle wettelijke vereisten voor meldingen van gegevensinbreuken, inclusief de termijnen en inhoud zoals gespecificeerd door de relevante gegevensbeschermingsregelgeving. We werken ook samen met regelgevende autoriteiten indien nodig.

 

Contactgegevens

Voor vragen, zorgen of verzoeken met betrekking tot uw gegevens of ons Privacybeleid, kunt u contact opnemen met onze aangewezen privacyfunctionaris:

 

The Health Tribe

Verrijn Stuartlaan 28, 2288 EL Rijswijk

E-mail: info@thehealthtribe.nl

Telefoon: (31) 61042914

 

Beleidsbeoordeling

We beoordelen en actualiseren ons Privacybeleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig weergeeft hoe we uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. Updates van dit Privacybeleid worden op onze website geplaatst met de ingangsdatum bovenaan het beleid aangegeven.

Door onze website en diensten te gebruiken, stemt u in met de verzameling, het gebruik en de verwerking van uw gegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid. Als u het niet eens bent met enig onderdeel van dit beleid, gebruik dan onze website niet en verstrek uw persoonlijke informatie niet aan ons.